Bij Webhero werken we met de digitale tool ‘Teamleader’ voor de running van onze business. Via deze tool beheren wij zowel onze klanten, de facturatie als de planning van onze medewerkers. Teamleader was voor ons 4 jaar geleden de ideale tool bij de start van onze business. Ook Teamleader was toen een start-up, waardoor we samen met hen gegroeid zijn.

Telkens wanneer wij onze business uitbreidde, kwamen zij net met een nieuwe update die wij op dat moment nodig hadden. Zo merkten we onlangs dat met de toename van het aantal projecten, we nood hadden aan een overzicht om al onze lopende projecten op te volgen. Nog geen week later kregen we te horen van teamleader dat ze een projectplanning op de markt brachten. Nu kunnen we via een overzicht al de taken van onze projecten per week opvolgen en krijgen we een melding wanneer er een deadline in gevaar komt.

Offerte - projecten - taken - time tracking - facturatie

Wat de tool zo goed maakt is dat alle aspecten binnen Teamleader intern gelinkt zijn. Hierdoor kan je steeds alle informatie rond een bepaald bedrijf (zoals verschillende offertes, projecten, facturen en taken) direct terugvinden. Er komt bijvoorbeeld een lead binnen via telefoon of mail. Je geeft meteen deze gegevens in in Teamleader en kan aan de slag met de verkoop van je diensten. Voor een offertes kan je vooraf een template ontwerpen, zodat je snel een zeer professionele offerte kan opmaken. Deze kan dan direct verstuurd worden vanuit Teamleader en de offerte hoeft dus niet eerst gedownload en dan toegevoegd te worden in een nieuwe mail.

Wanneer de offerte wordt goedgekeurd kan je dit aangeven in Teamleader en hieraan gekoppeld een project opstarten. Binnen het project kan je deadlines en taken toevoegen en deze direct inplannen in de planning van de juiste medewerker. Deze medewerker krijgt hier een melding van en weet direct wanneer hij deze taak moet uitvoeren.

Nadat iemand een taak heeft afgewerkt kan hij dit aangeven en wordt er automatisch bijgehouden hoeveel tijd hieraan besteed is geweest (= timetracking). Zo kan je de exacte prijs van de werkuren bepalen en een correcte factuur opstellen. De factuur kan automatisch aangemaakt worden met de reeds gespendeerde uren, zodat je niet bij elke werknemer apart moet gaan kijken hoeveel hij aan zijn taken heeft besteed. Ook kan de factuur rechtstreeks verzonden worden vanuit Teamleader en voor late betalers kan er steeds een automatische herinneringsmail aangemaakt worden.

Het volledige proces van je business wordt dus bijgehouden in 1 klantvriendelijke systeem, waardoor je direct de nodige informatie kan terugvinden, zonder werknemers te storen tijdens hun werk. Ideaal voor een bedrijf zoals ons waarbij werknemers best niet gestoord worden uit hun concentratie bij het schrijven of ontwerpen van een website.

Support met tickets

Een van onze favoriete tools van Teamleader zijn de tickets. Hieraan zijn twee e-mailadressen gekoppeld en wanneer onze klanten een mail sturen naar die adressen, wordt er automatisch een ticket gecreëerd in Teamleader. Deze tickets kunnen door alle medewerkers bekeken worden, waardoor het probleem van de klant veel sneller door de juiste persoon bekeken wordt en dus veel sneller opgelost kan worden. Er is dus niet veel mailverkeer meer waarbij de mail van de klant terechtkomt in de algemene mailbox en daarna verstuurd wordt naar een medewerker.

Iedereen bekijkt dagelijks zijn/haar toegewezen nieuwe of openstaande tickets en kan deze eventueel doorgeven aan iemand anders (in geval hij/zij te weinig tijd heeft of de klant niet verder kan helpen). Er worden dan interne notities geschreven binnen het ticket, waardoor de nieuwe medewerker direct de voorgeschiedenis van het probleem weet. Ook kan er vanuit het ticket antwoorden verstuurd worden naar de klant en komt deze ook in de geschiedenis van het ticket te staan. Hierdoor mijd je dus een mailverkeer voor 1 bepaald probleem.

We hebben tijdens het voorbije jaar reeds 500 tickets binnen gekregen die allemaal snel afgehandeld zijn geweest. Heb je een vraag in verband met een van onze diensten? Je kan deze steeds mailen naar support@webhero.be en de juiste medewerker helpt je zo snel mogelijk verder.